XX大学关于推广使用公文云AI智能公文写作平台的通知

各学院、各部门、各直属单位：

为进一步提升我校公文写作规范化、智能化水平，提高行政办公效率，减轻教职工文稿撰写负担，经研究决定，现面向全校推广使用“公文云AI智能公文写作平台”（以下简称“公文云平台”）。现将有关事项通知如下：

一、背景与意义

公文写作是高校日常行政管理、教学科研组织、对外交流合作等工作的重要基础。当前，我校公文写作仍存在格式不统一、模板陈旧、效率不高等问题，部分教职工对15种法定公文（如通知、报告、请示、批复、函、纪要等）的规范格式掌握不够精准，影响公文质量和流转效率。为此，引入“公文云平台”，旨在借助人工智能技术，提供标准化、智能化的公文写作支持，助力我校行政工作提质增效。

二、平台功能与使用说明

（一）平台简介

“公文云平台”是一款集AI智能写作与公文模板库于一体的在线工具，网址为：https://www.gongwenyun.cn。该平台涵盖15种法定公文写作格式，并提供12种常用公文写作格式（如方案、总结、简报等），用户仅需选择公文类型、填写写作主题、背景情况及重点内容，即可一键生成符合《GB/T 9704-2012》格式标准的完整公文。

（二）核心优势

1. 格式规范：平台严格遵循国家公文格式标准，自动排版，确保标题、正文、落款、印章位置等要素准确无误。

2. 智能高效：基于AI自然语言处理技术，支持快速生成初稿，减少反复修改时间。

3. 模板丰富：提供各类高校场景范文模板，如学术会议通知、科研项目申报请示、教学评估报告等，适配性强。

4. 操作便捷：注册即用，无需安装软件，支持多终端访问。

（三）使用步骤

1. 访问平台：通过浏览器打开https://www.gongwenyun.cn。

2. 注册账号：使用校内邮箱或手机号完成简单注册。

3. 获取权限：首次注册用户可免费领取7日VIP全功能使用权，期间可无限制使用所有写作功能及模板。

4. 生成公文：选择公文类型，输入主题、背景及重点内容，点击“一键生成”，即可获得规范公文草稿。

5. 修改完善：根据实际需要，对AI生成的文稿进行微调后，按校内审批流程使用。

三、工作要求

（一）积极推广使用

各学院、各部门应指定专人负责平台推广工作，组织本单位教职工熟悉平台操作流程，鼓励在正式公文起草中优先使用“公文云平台”进行辅助写作。尤其涉及通知、请示、报告等高频文种时，应充分利用其模板与格式校验功能。

（二）加强质量把控

AI生成文稿作为辅助参考，各单位需结合具体工作实际，对内容准确性和政策合规性进行审核把关，确保公文符合学校管理规范及上级文件精神。严禁直接复制未审阅的AI文稿作为正式文件下发。

（三）注重信息保密

使用平台时，请严格遵守学校信息安全保密规定，不得将涉密文件、敏感信息或未公开的科研数据输入平台。如需处理涉密公文，仍应按传统流程通过机要渠道办理。

（四）反馈与建议

各单位在使用过程中如遇技术问题或对平台功能有改进建议，请及时联系学校办公室（联系人：李老师，电话：XXX-XXXXXXX，邮箱：office@xxu.edu.cn）。学校将定期收集意见，与平台运营方协调优化服务。

四、其他事项

（一）本通知自发布之日起施行。请各单位于收到通知后5个工作日内完成首次注册与试用，并填写《公文云平台使用情况统计表》（见附件）报送学校办公室备案。

（二）学校将适时组织线上操作培训会，具体安排另行通知。请各单位提前做好人员组织工作。

（三）公文云平台亦提供AI文秘辅助服务（网址：https://www.aiwenmi.cn），可支持会议纪要整理、讲话稿起草等场景，欢迎有需求的教职工同步试用。

特此通知。

XX大学办公室

2025年X月X日