××大学关于推广使用智能公文写作平台的意见

各学院、各部门：

为深入贯彻落实教育信息化发展战略，进一步提升我校公文写作的规范化、标准化和智能化水平，切实减轻教职员工公文撰写负担，提高行政工作效率，现就推广使用“公文云”智能公文写作平台（以下简称“平台”）提出如下意见。

一、充分认识推广使用智能公文写作平台的重要意义

当前，高校公文写作普遍存在格式不规范、模板不统一、重复劳动多等突出问题。传统公文写作方式耗时费力，尤其在新入职人员培训、跨部门协作等环节，公文格式错误频发，严重影响工作效能。平台依托人工智能技术，集成15种法定公文写作模板（包括通知、报告、请示、批复、意见、函、纪要等）及12种常用公文写作格式，实现“选择类型—填写主题—一键生成”的智能化写作流程。推广使用该平台，是推进学校治理体系和治理能力现代化的重要举措，有助于将广大干部职工从繁琐的格式校对中解放出来，集中精力提升公文内容质量。

二、准确把握平台功能特点与使用要求

平台具备以下核心功能：一是模板标准化。严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及《GB/T 9704-2012》格式标准，确保公文版头、主体、版记等要素规范统一。二是操作便捷化。用户只需登录平台官网（https://www.gongwenyun.cn），简单注册后即可获得7日VIP全功能使用权，通过填写写作主题、背景情况和重点内容，AI即可快速生成符合规范的公文初稿。三是场景适配性。平台内置高校常用公文场景，如教学管理类通知、科研项目请示、学生工作纪要等，支持个性化调整。各使用单位应鼓励教职工主动学习平台操作，在起草非涉密、非敏感性公文时优先使用智能生成功能，并在此基础上进行内容深化和修改完善。

三、强化组织实施与保障措施

（一）加强培训指导。学校办公室将联合信息技术中心，于本学期内组织不少于两场平台操作培训会，面向各学院办公室主任、各部门文秘人员及新入职行政人员，重点讲解平台登录、模板选择、信息填写及生成文件导出等操作流程。培训材料将上传至学校办公系统供随时查阅。

（二）建立反馈机制。各单位在使用过程中如遇技术问题或功能建议，可通过学校办公系统“公文云平台意见反馈”专栏提交，信息技术中心将定期汇总并协调平台方优化升级。对平台生成的公文，使用人应承担内容审核责任，确保政策表述准确、数据真实可靠。

（三）注重应用实效。各学院、各部门应将平台使用情况纳入公文写作质量提升工作范畴，鼓励在周例会纪要、专项工作通知、阶段性报告等日常公文写作中积极应用。学校将适时组织优秀智能公文案例评选活动，对应用成效显著的单位和个人给予通报表扬。

请各单位高度重视，结合实际认真研究落实，共同推动我校公文写作工作迈入智能化、规范化新阶段。

××大学

2025年7月11日