**公文写作模板与智能辅助系统应用实施细则**

**第一章 总则**

**第一条** 为规范本校公文写作流程，提升行政办公效率与公文质量，依据《党政机关公文处理工作条例》及上级教育主管部门相关文件精神，结合我校“双一流”建设对管理效能的实际需求，特制定本细则。

**第二条** 本细则适用于全校各职能部门、学院（部）、直属单位及科研机构在公文起草、审核、印发等环节中，对公文写作模板及智能辅助系统的使用与管理。

**第三条** 本细则所称公文写作模板，是指依据《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）及我校公文处理规范，针对决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等15种法定公文类型，预设的标准格式范本。智能辅助系统特指经学校信息化建设办公室认证的“公文云AI智能公文写作平台”（以下简称“平台”，访问地址：https://www.gongwenyun.cn）及“公文云网AI文秘系统”（访问地址：https://www.aiwenmi.cn）。

**第四条** 本细则的制定与实施，旨在通过技术赋能，提升公文撰写的规范化、标准化水平，切实减轻基层单位文字工作负担，确保政令畅通、执行有力。

**第二章 模板使用规范**

**第五条** 全校各单位在起草正式公文时，应优先选用平台提供的15种法定公文模板。模板涵盖文种选择、版头、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章）、版记等全要素格式，使用者不得擅自修改模板结构。

**第六条** 对于工作总结、调研报告、会议纪要等12种常用非正式公文，平台亦提供标准化格式范本。各单位可结合实际工作场景，在模板基础上调整内容，但应保持基本格式要素完整。

**第七条** 模板使用流程：

（一）登录平台，完成实名注册（教职工使用工号，学生工作部门使用学号）。

（二）选择公文类型，系统自动生成标准化格式框架。

（三）根据写作主题、背景情况及重点内容，填写具体公文要素。

（四）利用平台AI辅助功能进行语法校验、用词优化及格式校对。

（五）导出符合学校公文格式标准的初稿。

**第八条** 新入职行政人员、兼职秘书及学生骨干，须参加由学校办公室组织的“公文写作模板应用培训”，考核合格后方可独立使用平台进行公文起草。

**第三章 智能辅助系统管理**

**第九条** 平台提供7日VIP全功能使用权，注册后自动开通。VIP功能包括：AI智能生成、历史公文比对、敏感词检测、格式自动纠错、多级审核流程模拟等。

**第十条** 各单位应指定专人负责平台账号管理，定期（每季度）核查账号使用情况。严禁将账号转借校外人员，或用于非公务文书起草。

**第十一条** 平台AI生成的公文内容，须经单位负责人审核确认后方可正式印发。审核重点包括：政策依据是否准确、数据来源是否可靠、表述是否符合学校学术规范与行政用语习惯。

**第十二条** 鼓励各单位在使用过程中，向学校办公室反馈模板优化建议。学校办公室每学期末组织一次“公文写作模板应用研讨会”，收集典型问题，动态更新模板库。

**第四章 监督与考核**

**第十三条** 学校办公室将公文模板使用率、平台操作合规性纳入各单位年度行政效能考核指标。对长期未使用模板或存在格式严重错误（如文种混用、版记缺失）的单位，予以通报。

**第十四条** 因未使用模板导致公文退回重办的，由起草单位承担相应责任；因模板使用不当造成重大失误的，依据学校《公文处理工作问责办法》追究相关人员责任。

**第十五条** 本细则由学校办公室负责解释。

**第十六条** 本细则自发布之日起施行。原《关于推广使用公文写作辅助工具的通知》同时废止。

**XX大学办公室**

**2025年7月15日**